Tu as publié une offre. Les candidatures arrivent par la page carrière, par email, par un formulaire, par un message LinkedIn. Au bout de dix jours, tu as un dossier de quarante fichiers, deux onglets de tableur qui ne racontent pas la même histoire, et une certitude désagréable : au moins trois personnes n'ont jamais reçu la moindre réponse.
Le problème n'est pas de trier. Trier, c'est un sujet à part, que nous avons traité dans l'article sur le tri des CV avec Make. Le problème est ce qui vient après : savoir, à tout moment, où en est chaque candidat, qui doit lui répondre, depuis combien de jours il attend, et quand supprimer ses données. C'est du suivi, pas de la sélection, et c'est là que les petites équipes perdent leurs meilleurs profils.
Les questions qu'on se pose vraiment à ce stade tiennent en une ligne chacune. Comment automatiser le suivi des candidatures sans acheter un logiciel à plusieurs milliers d'euros par an ? Est-ce que Notion peut tenir lieu d'ATS ? Combien de temps a-t-on le droit de garder un CV ? Et à quel moment le montage maison devient-il un risque plutôt qu'une économie ?
Cet article répond à ces quatre questions avec des chiffres vérifiés en septembre 2026 : les tarifs de Make et de Notion, le prix d'un appel à Claude par candidature, les durées de conservation recommandées par la CNIL, et les tarifs d'ATS publiquement connus pour te permettre de comparer. Il montre aussi le scénario module par module, et là où il casse.
Sommaire
- Pourquoi le suivi casse avant le tri
- 5 critères pour un pipeline de suivi fiable
- Notion comme base candidats : ce qu'il tient, ce qu'il ne tient pas
- Make : le moteur qui fait avancer chaque candidature
- Le scénario complet, module par module
- Où placer Claude, et ce que ça coûte par candidat
- RGPD, AI Act et durées de conservation
- Prix et plans : ce que ça coûte selon ton volume
- Quand passer à un ATS plutôt qu'à Make
- Les pièges qui font rater ce montage
- Verdict par profil de recruteur
Pourquoi le suivi casse avant le tri
Une équipe de cinq personnes qui recrute un poste par trimestre n'a pas besoin d'un logiciel de recrutement complet. Elle a besoin d'une seule chose : que personne ne tombe dans un trou. Un candidat qui postule le lundi et n'entend plus rien le vendredi retire sa candidature ou, pire, en parle.
Le suivi manuel échoue pour une raison mécanique, pas par manque de sérieux. Chaque candidature déclenche entre quatre et six actions : enregistrer, accuser réception, transmettre au décideur, noter un retour, répondre positivement ou négativement, supprimer les données. Multiplie par vingt candidats et tu obtiens une centaine d'actions dont personne ne tient le compte. Le tableur qui devait tout centraliser devient le premier endroit où l'information se perd.
L'automatisation ne remplace pas le jugement de la personne qui recrute. Elle garantit seulement que chaque candidature a un état visible et qu'une échéance dépassée déclenche une alerte. C'est un rôle de comptable, pas de recruteur, et il est parfaitement adapté à un outil comme Make.
Un point de cadrage avant de construire : ce pipeline suit des candidatures, il ne les évalue pas. Dès qu'un modèle de langage note un profil, tu entres dans un régime juridique différent, détaillé plus bas. Le suivi pur, lui, reste dans un cadre simple, à condition de respecter les durées de conservation.
5 critères pour un pipeline de suivi fiable
- 1 Un statut unique par candidat : reçu, en cours d'examen, entretien, décision, clos. Un seul champ, jamais deux colonnes qui se contredisent.
- 2 Une date pour chaque changement de statut : sans elle, impossible de mesurer les délais de réponse ni de déclencher une relance au bon moment.
- 3 Une réponse automatique à chaque candidat : accusé de réception immédiat, refus courtois à la clôture. Pas de silence par défaut.
- 4 Des alertes internes pour les décideurs : le pipeline pousse l'information vers la personne qui bloque, il n'attend pas qu'elle ouvre l'outil.
- 5 Une purge programmée : chaque dossier a une date de suppression calculée à l'entrée, pas décidée un jour de ménage.
Notion comme base candidats : ce qu'il tient, ce qu'il ne tient pas
Notion est le choix naturel pour une petite équipe qui l'utilise déjà. La page candidat devient une fiche avec des propriétés : nom, poste visé, statut, source, date de réception, décideur assigné, date de dernière action. Une vue Kanban par statut donne l'image du pipeline en un coup d'œil, une vue tableau par poste sert aux entretiens, une vue calendrier montre les relances à venir.
Le modèle de prix est simple. D'après les comparatifs tarifaires de septembre 2026 : le plan gratuit ne coûte rien et ne limite ni les pages ni les blocs pour un usage individuel, mais plafonne les fichiers à 5 Mo, les invités à 10 et l'historique de page à 7 jours. Le plan Plus coûte 10 $ par membre et par mois en facturation annuelle, environ 12 $ en mensuel ; il lève la limite de fichiers, donne 30 jours d'historique et des invités illimités. Le plan Business coûte 20 $ par membre et par mois en annuel, environ 24 $ en mensuel, et ajoute permissions fines sur les bases de données et 90 jours d'historique.
Pour un pipeline de suivi, Notion joue le rôle de la base de données et de l'interface. Il ne fait pas tourner de logique : c'est Make qui écrit dans les propriétés, lit les dates, et pose les alertes. Cette séparation est la clé du montage. Si tu déplaces la logique dans Notion (formules, automatisations internes), tu te retrouves avec une machine impossible à dépanner.
Points forts
- Vue Kanban par statut immédiatement lisible, sans configuration
- Plan gratuit suffisant pour tester le pipeline sur un premier poste
- Module natif dans Make : créer et mettre à jour des pages sans code
Points faibles
- Limite de 5 Mo par fichier sur le plan gratuit : un CV scanné la dépasse vite
- Pas un ATS : aucune publication d'offres ni diffusion multi-sites
- Permissions grossières hors plan Business, délicat pour des données de candidats
Make : le moteur qui fait avancer chaque candidature
Make est la plateforme d'automatisation visuelle qui relie le formulaire, la base Notion, la messagerie et, si tu le souhaites, un modèle de langage. Chaque scénario est une suite de modules qui s'exécutent quand un événement se produit : une candidature arrive, un statut change, une échéance passe.
Le changement structurant de 2026 est le passage de l'« opération » au « crédit » comme unité de facturation. Le plan gratuit donne 1 000 crédits par mois. Les plans Core, Pro et Teams incluent tous 10 000 crédits mensuels : Core coûte 9 $ par mois en annuel (10,59 $ en mensuel), Pro 16 $ (18,82 $), Teams 29 $ (34,12 $). Selon les comparatifs consultés, Pro se justifie pour l'exécution prioritaire aux heures chargées et la recherche plein texte dans les journaux, pas pour la capacité.
Make est plébiscité pour son éditeur visuel, ses branchements conditionnels et sa souplesse sur les webhooks. Les reproches récurrents portent sur trois points : les crédits expirent chaque mois, les déclencheurs par interrogation régulière consomment des crédits même quand rien de neuf n'arrive, et les tentatives de réexécution en cas d'erreur consomment chacune des crédits.
Un plan gratuit permanent de 1 000 crédits par mois
Pas de date d'expiration sur le plan gratuit : tu peux monter le pipeline d'accusé de réception et de statuts, le faire tourner sur un vrai poste, et ne passer à Core (dès 9 $ par mois en annuel) que si tu dépasses le quota.
Points forts
- Éditeur visuel et branchements conditionnels adaptés aux statuts multiples
- Plan gratuit qui couvre un pipeline pour un poste à volume modéré
- Modules Notion, messagerie et HTTP pour appeler un modèle de langage
Points faibles
- Crédits qui expirent chaque mois et scénarios à l'arrêt quand le quota est atteint
- Messages d'erreur parfois cryptiques, support par ticket sur les plans bas
- Notions de tableaux et de JSON à comprendre pour les scénarios avancés
Le scénario complet, module par module
Le pipeline se découpe en trois scénarios Make indépendants. Les séparer est la meilleure décision de conception : un scénario qui plante n'interrompt pas les deux autres, et chacun se dépanne isolément.
Scénario 1 : l'entrée d'une candidature
Le déclencheur est un webhook branché sur ton formulaire (Tally, Typeform, Google Forms ou le formulaire de ta page carrière). Un webhook s'exécute à l'instant où le formulaire est envoyé, sans interroger quoi que ce soit en boucle, ce qui évite le piège du crédit consommé à vide signalé par les avis sur Make.
- Webhook : réception des champs (nom, email, poste, lien ou fichier du CV, consentement).
- Filtre : si la case de consentement n'est pas cochée, le scénario s'arrête. Sans consentement ou base légale claire, tu ne stockes rien.
- Notion, créer une page : une fiche candidat avec statut « Reçu », date de réception, source, et une date de suppression calculée (voir la section RGPD).
- Email, accusé de réception : message immédiat qui confirme la réception, annonce le délai de réponse réaliste et indique comment les données sont traitées.
- Messagerie interne : une notification au décideur assigné avec le lien vers la fiche.
Cinq modules, soit cinq crédits par candidature d'après le décompte d'un crédit par module. À cent candidatures par mois, c'est cinq cents crédits : le plan gratuit suffit.
Scénario 2 : les changements de statut
Ici le déclencheur est différent : un changement de propriété dans Notion. Selon la configuration, Make surveille la base à intervalle régulier ou reçoit un webhook depuis Notion. Le déclencheur par intervalle consomme des crédits à chaque interrogation, y compris quand rien n'a changé ; c'est le poste de dépense caché du montage.
- Statut passe à « Entretien » : envoi d'un email de convocation avec créneaux, création d'un événement dans l'agenda.
- Statut passe à « Décision » : le décideur reçoit un rappel avec un délai.
- Statut passe à « Clos, non retenu » : envoi d'un refus courtois personnalisé, et mise à jour de la date de suppression.
- Statut passe à « Retenu » : notification à la personne qui gère l'intégration, transfert vers le dossier du personnel.
Une règle qui vaut de l'or : n'envoie jamais de refus automatique sans qu'une personne ait explicitement changé le statut. L'automatisation réagit à une décision humaine, elle ne la prend pas.
Scénario 3 : les relances et la purge
Un scénario planifié tourne une fois par jour, tôt le matin. Il lit la base et applique deux règles.
- Relances internes : tout candidat dont le statut n'a pas changé depuis plus de N jours (sept jours est un bon point de départ) génère une alerte au décideur assigné, avec le nombre de jours d'attente.
- Purge : tout dossier dont la date de suppression est dépassée est archivé puis supprimé, avec une ligne de journal conservée (identifiant anonymisé, date, motif).
Le déclencheur planifié consomme un crédit par exécution, puis un crédit par module et par ligne traitée. Une exécution quotidienne avec trois modules de recherche et de notification, sur trente dossiers en attente, reste très en dessous du quota gratuit. Attention : le calcul dépend du nombre de lignes retournées par la recherche, pas seulement du nombre de modules. Filtre dans la recherche Notion plutôt que dans Make pour ne traiter que les lignes concernées.
Le décompte de la légende suppose un crédit par module exécuté, comme dans la facturation Make de 2026. Il ne couvre pas les réexécutions après erreur, qui consomment chacune des crédits supplémentaires selon les avis consultés. Prévois une marge de 20 % sur ton estimation.
Où placer Claude, et ce que ça coûte par candidat
Le pipeline ci-dessus fonctionne sans intelligence artificielle. C'est un choix délibéré : chaque module d'IA ajouté crée une obligation juridique et un risque de biais. Deux usages restent raisonnables, parce qu'ils ne décident rien : résumer une candidature pour le décideur, et rédiger un brouillon de refus personnalisé que la personne relit avant envoi.
Côté coût, les tarifs de l'API Claude relevés en septembre 2026 sont de 1 $ en entrée et 5 $ en sortie par million de tokens pour Haiku 4.5, et de 3 $ / 15 $ pour Sonnet 4.6. Un calcul simple, avec des hypothèses à ajuster : un CV et une lettre de 2 000 tokens en entrée, un résumé de 500 tokens en sortie. Avec Haiku 4.5, cela fait 0,002 $ en entrée plus 0,0025 $ en sortie, soit environ 0,0045 $ par candidature. Pour cent candidatures par mois, environ 0,45 $. Avec Sonnet 4.6, on tombe autour de 0,0135 $ par candidature, environ 1,35 $ pour cent dossiers. Ce sont des estimations de notre calcul, pas des chiffres publiés par Anthropic.
- ❌ Le score qui décide : un modèle qui classe ou écarte des candidats relève d'un régime plus strict (voir la section suivante). Le suivi ne doit pas devenir une sélection déguisée.
- ❌ Envoyer des données sensibles : ne transmets jamais à un modèle des informations de santé, d'origine ou de situation familiale contenues dans un CV. Retire-les avant l'appel.
- ❌ Refus généré et envoyé sans relecture : un refus maladroit se retrouve tel quel sur un site d'avis. Un humain relit, toujours.
- ❌ Aucune trace de l'appel : garde le prompt utilisé et la date. En cas de contestation, tu dois pouvoir expliquer ce que le modèle a produit.
RGPD, AI Act et durées de conservation
C'est la section que les tutoriels sautent, et celle qui expose le plus l'employeur. Les faits, d'après les sources consultées en septembre 2026 (guides juridiques et pages de la CNIL citées en tête de résultat) :
- Candidats non retenus : le CV doit être retiré de la base active au plus tard deux ans après le dernier contact. La CNIL recommande, à titre de preuve en cas d'action en discrimination, une conservation de cinq ans en archivage intermédiaire avec habilitations restreintes.
- Candidats retenus : les informations sont conservées jusqu'à la signature du contrat, puis intégrées au dossier du personnel.
- Décision automatisée : un outil de tri automatisé ne peut pas prendre seul la décision finale de rejet. L'article 22 du RGPD impose une intervention humaine réelle.
- AI Act : l'annexe III, point 4(a), classe par défaut en haut risque les systèmes qui publient des offres ciblées, filtrent des candidatures ou évaluent des candidats.
- Contrôles : les trois points examinés en priorité sont l'information des candidats dès le formulaire, les durées de conservation, et l'usage de décision automatisée (tri, scoring, matching).
Le contexte américain montre où mène l'absence de vigilance. Dans l'affaire Mobley contre Workday, un plaignant affirme avoir postulé à plus de cent emplois par des entreprises utilisant la plateforme et avoir été systématiquement écarté. Le tribunal a accepté la théorie selon laquelle l'éditeur d'un outil de tri peut être traité comme un « agent » des employeurs qui l'utilisent. Le 22 juin 2026, la juge Rita F. Lin a jugé que les griefs centraux pouvaient aller de l'avant ; une audience sur la recevabilité d'une action collective est prévue en mars 2027. C'est du droit américain, pas français, mais le signal est clair : l'algorithme n'est pas un alibi.
Ce que cela change concrètement pour ton pipeline de suivi :
- Une mention d'information dans le formulaire (finalité, durée, contact) et une case de consentement ou une base légale identifiée.
- La date de suppression calculée à l'entrée, comme expliqué plus haut.
- Aucune décision de rejet prise par un module. Un humain change le statut, Make envoie le message.
- Un accès limité à la base Notion : seuls les décideurs concernés y ont accès.
- ❌ Un avis juridique : les durées ci-dessus viennent de guides et de la CNIL, à vérifier avec ton délégué à la protection des données ou un conseil avant une mise en production.
- ❌ Une validation de conformité : un montage Make + Notion ne remplace pas un registre de traitement ni une analyse d'impact quand elle est requise.
Prix et plans : ce que ça coûte selon ton volume
Le coût total du montage est la somme de trois postes : Make, Notion, et éventuellement l'API Claude. Voici trois profils de volume, calculés à partir des tarifs et des décomptes ci-dessus.
| Profil | Volume | Make | Notion | Claude (Haiku 4.5) | Total estimé |
|---|---|---|---|---|---|
| Un poste ouvert, TPE | 30 candidatures par mois | Free (environ 150 crédits pour l'entrée + quotidien) | Free ou Plus 10 $ | environ 0,14 $ | 0 à 10 $ par mois |
| Plusieurs postes, PME | 150 candidatures par mois | Free (750 crédits d'entrée) ou Core 9 $ | Plus 10 $ par recruteur | environ 0,68 $ | 10 à 30 $ par mois |
| Recrutement continu | 500 candidatures par mois | Core 9 $ (2 500 crédits d'entrée + relances) | Plus ou Business, 3 recruteurs | environ 2,25 $ | 40 à 80 $ par mois |
Les chiffres de la colonne Make supposent cinq crédits par candidature d'entrée, sans les scénarios de statut et de relance qui consomment en plus, et sans les réexécutions. Ils servent d'ordre de grandeur, pas de devis. Le vrai coût caché n'est pas le tarif : c'est le temps de mise en place (compte une à deux journées pour un premier pipeline propre) et la maintenance quand le formulaire ou la base changent.
Ce que ça coûte vraiment face à un ATS
Pour situer le montage : d'après les comparatifs consultés, un ATS de qualité pour une PME se situe entre 100 et 300 euros par mois. Teamtailor est annoncé entre 6 500 et 9 000 euros par an pour une licence complète avec plusieurs recruteurs, sur devis. Welcome to the Jungle est cité à 6 900 euros par an avec diffusion et page carrière. Flatchr, orienté PME et ETI, propose 14 jours d'essai et un tarif par abonnement annuel selon la taille de l'entreprise, sans grille publique détaillée.
Quand passer à un ATS plutôt qu'à Make
Un ATS (système de suivi des candidatures) fait trois choses qu'un montage Make + Notion ne fera jamais bien : diffuser une offre sur plusieurs sites d'emploi en un clic, centraliser les réponses par canal, et produire les statistiques et les preuves de conformité que réclament les recruteurs à volume. Il porte aussi une part de la responsabilité de conformité, ce qui rassure.
Les trois solutions citées couvrent des besoins différents. Flatchr cible les PME et ETI dont le recrutement est piloté avec des managers opérationnels. Teamtailor met en avant des offres et des utilisateurs illimités sur devis. Welcome to the Jungle associe l'outil de recrutement à la visibilité de la marque employeur.
Points forts
- Multidiffusion des offres et centralisation des candidatures
- Conformité et statistiques intégrées, sans montage à maintenir
- Support et formation inclus dans l'abonnement
Points faibles
- Tarifs très supérieurs à un montage Make (plusieurs milliers d'euros par an)
- Engagement annuel et tarification sur devis, difficile à comparer
- Surdimensionné pour un ou deux recrutements par an
Les pièges qui font rater ce montage
Quatre erreurs reviennent quand un pipeline de suivi maison est abandonné au bout de deux mois. Elles sont techniques ou organisationnelles, jamais liées à l'outil lui-même.
- ❌ Deux sources de vérité : les statuts sont mis à jour à la fois dans Notion et dans une boîte mail ou un tableur. Une seule base fait foi, les autres lui sont subordonnées.
- ❌ Le déclencheur qui interroge en boucle : un scénario qui surveille Notion toutes les minutes consomme des crédits même quand rien ne change. Passe à une exécution quotidienne ou à un webhook quand c'est possible.
- ❌ Le refus envoyé trop vite : un statut changé par erreur déclenche un email irréversible. Ajoute un délai d'une heure ou une confirmation avant tout envoi de refus.
- ❌ La purge jamais testée : teste la suppression sur une fiche fictive avant de la brancher sur la base réelle. Une purge mal filtrée efface le mauvais dossier.
Un dernier point d'organisation : nomme une personne responsable du pipeline. Un montage sans propriétaire finit à l'arrêt quand la personne qui l'a construit change de poste. Documente les trois scénarios en dix lignes chacun, avec le nom des modules et ce que chacun attend en entrée.
Les avis sur Make signalent aussi des messages d'erreur peu explicites et un support par ticket sur les plans d'entrée. Concrètement, garde l'historique d'exécution activé, note la date de chaque modification du scénario, et teste chaque changement sur une fiche fictive avant de le pousser en production.
Verdict par profil de recruteur
Le pipeline Make + Notion est un excellent compromis pour les petites équipes : moins de 30 dollars par mois pour un volume modéré, contre plusieurs milliers d'euros par an pour un ATS. Sa valeur n'est pas la sophistication, c'est la fiabilité : personne ne tombe dans un trou, et les données ne s'accumulent pas. Il demande en échange une mise en place soignée et un suivi de la conformité.
| Profil | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|
| TPE, un poste ouvert, moins de 30 candidatures par mois | Make Free + Notion Free ou Plus | Le quota gratuit couvre l'accusé de réception et les statuts ; aucun frais fixe |
| PME, plusieurs postes, 100 à 200 candidatures par mois | Make Core (9 $) + Notion Plus | Marge de crédits pour les relances et les réexécutions, CV stockés sans limite de taille |
| Équipe qui recrute en continu à plus de 500 candidatures par mois | Un ATS (Flatchr, Teamtailor, Welcome to the Jungle) | Multidiffusion, statistiques et conformité intégrées valent l'abonnement à ce volume |
| Recruteur qui veut noter et classer les profils par IA | Un ATS documenté, ou une analyse de conformité préalable | Le scoring automatisé relève du haut risque (AI Act) et de l'article 22 du RGPD |
| Un recrutement par an | Un tableur et des modèles d'email | Le temps de mise en place dépasse le gain ; automatise dès le deuxième poste |
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Questions fréquentes
Peut-on automatiser le suivi des candidatures avec Make ?
Oui. Un scénario Make reçoit la candidature par webhook, crée une fiche dans une base comme Notion, envoie un accusé de réception, notifie le décideur, puis réagit aux changements de statut et déclenche des relances internes. Le plan gratuit (1 000 crédits par mois) suffit pour un volume modéré.
Combien coûte Make pour un pipeline de recrutement en 2026 ?
Le plan gratuit donne 1 000 crédits par mois. Core coûte 9 $ par mois en facturation annuelle (10,59 $ en mensuel) pour 10 000 crédits, Pro 16 $ et Teams 29 $. Une candidature d'entrée consomme environ cinq crédits, sans compter les scénarios de relance.
Notion peut-il remplacer un ATS ?
Pour quelques dizaines de candidats par mois et une petite équipe, oui, comme base de suivi. Notion ne diffuse pas les offres, ne centralise pas les réponses par canal et n'offre pas les statistiques d'un ATS. Au-delà d'un recrutement continu, un ATS dédié devient plus adapté.
Combien de temps peut-on conserver le CV d'un candidat non retenu ?
D'après les guides juridiques et la CNIL, le CV doit sortir de la base active au plus tard deux ans après le dernier contact. La CNIL recommande cinq ans en archivage intermédiaire à accès restreint, à titre de preuve en cas d'action en discrimination. Vérifie avec ton délégué à la protection des données.
Peut-on laisser une IA refuser automatiquement un candidat ?
Non. L'article 22 du RGPD impose une intervention humaine réelle dans une décision de rejet, et l'AI Act classe par défaut en haut risque les systèmes qui filtrent ou évaluent des candidatures. L'automatisation peut envoyer le message, mais c'est une personne qui décide.
Combien coûte un appel à Claude par candidature ?
Avec Haiku 4.5 (1 $ en entrée, 5 $ en sortie par million de tokens), un CV de 2 000 tokens et un résumé de 500 tokens coûtent environ 0,0045 $, soit environ 0,45 $ pour cent candidatures. C'est un calcul indicatif à partir des tarifs publics, à ajuster selon la taille réelle des dossiers.
Quelle alternative à Make + Notion pour recruter à volume ?
Un ATS comme Flatchr, Teamtailor ou Welcome to the Jungle. Les sources consultées situent un ATS de PME entre 100 et 300 euros par mois, avec des licences complètes annoncées entre 6 500 et 9 000 euros par an pour Teamtailor et 6 900 euros par an pour Welcome to the Jungle.